In de vorige post kon je het basis principe van Getting Things Done lezen. Dit is een vervolg daarop om ook daadwerkelijk je werk aan te pakken en dagelijks enige productiviteit te etaleren.

Belangrijk is dus om overzicht te hebben van alles wat maar in je hoofd rondspookt. Als dit overzicht er is, heb je ook nog een hoop andere schreeuwende aandachtszaken. Wat te denken van de mail, de appjes of andere inbox programma’s.

Het volgende schema laat visueel zien hoe je nu door je bult werk heen gaat werken. Volgens David Allen (auteur van Getting Things Done) zijn dit de ‘5 Stages Of Mastering Workflow’. In het kort: Collect, Process, Organize, Review, Do.

Het begint bij de ‘in-basket’ wat gelijk staat aan je metaforische mand waar je al je aandachtszaken in hebt gegooid (van je horizontale brainstorm tot al je ‘inboxen’). Als een soort van grabbelton graai je er nu telkens een ‘ding’ of ‘stuff’ uit om die vervolgens op deze wijze te gaan verwerken:

Dit proces diagram ziet er misschien wat statisch uit, maar het onderste stuk van dit diagram hanteer ik zeer stelselmatig. Kost het ‘ding’ me minder dan 2 minuten om het volledig af te vinken? Doe ik het direct. Als dat dus niet lukt, en ik delegeer het, maak ik een notitie ‘Waiting For’ dat ik de actie aan iemand anders heb gegeven maar dus nog niet afgerond is. Het opschrijven van mijn to-do’s als ‘de 2 minuten regel’ en delegeren geen optie zijn, doe ik aan de hand van een app die mij mijn dagelijkse en ingeplande to-do’s laat zien.

Er zijn een heel aantal programma’s / apps op de markt die volgens het #GTD principe je werk inrichten. Handig! En ik heb ook nog eens voor jou alvast wat research en praktijkervaring opgedaan. Nog vet handiger!

Lijkt het je wat om volgens dit principe te werken, dan kan ik je aanraden om mijn volgende post te lezen met de door mij gecheckte apps.