Met enkele gigs in een jaar is een envelop en een pen voldoende om je optredens bij te houden. Wanneer je steviger aan de weg timmert en je krijgt meerdere aanvragen per maand te verwerken, dan is een gedegen administratie een vereiste.

In deze blogpost vind je de optreedadministratie die je kan gebruiken om overzicht te houden in je live schema.

In deze Excel-sheet vind je een tool waarmee je handig je gigs kan organiseren. Met een beetje common-sense wijst alles zich vanzelf. Een paar aandachtspunten om de functionaliteit van de sheet ten volste te benutten.

1. Voer de ‘datum’ als volgt in: dd-mm-jj. Automatisch wordt er de juiste dag aan toegekend.
2. Voer bij ‘gage’ altijd een kaal cijfer in; geen punt, komma of euro-teken.
3. Bij ‘status’ heb je de keuze uit drie mogelijke invoeren die automatisch in opmaak veranderen
   1. CONFIRMED (groen)
   2. PENDING (oranje)
   3. CANCELLED (rood)
4. De kolommen die gaan over ‘beschikbaarheid’ zijn vooral handig bij een (grote) band die er verschillende agenda’s op na houden. Een vinkje kan je overigens op de Mac met de sneltoets ‘alt + letter v’ toevoegen. Ook hier wordt de format automatisch aangepast en zijn de volgende mogelijkheden toegevoegd:
   1. Beschikbaar
   2. Niet beschikbaar
   3. Vervanger nodig
   4. Bandlid niet nodig voor dit optreden
5. De laatste kolom is ingericht om je te helpen herinneren hoe de status van de betaling ervoor staat. Je kan hier ‘SEND’ en ‘PAID’ invoeren.

Als manager van meerdere bands, of als je zelf in meerdere bands speelt, kan je verschillende tabbladen maken en zo de boel georganiseerd en gescheiden houden. Verder zijn de kolommen modulair en kan je zelf naar behoefte een kolom toevoegen.

Met soms zes optredens van verschillende bands in één week zweer ik bij deze administratie om overzicht te houden in wie waarheen moet en met welke opdrachtgever ik wat heb afgesproken. Gebruik deze handige administratie en deel vooral je ervaringen waar je verbeteringen of aanvullingen ziet.

   [DOWNLOAD DE MUSIC UNITED OPTREEDADMINISTRATIE v 2.0]